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En tant qu’amis de la paie, nous comprenons que la fin de l’année puisse être un peu (beaucoup) stressante. Nous savons également que, lorsqu’il s’agit de remplir avec précision vos T4, T4A et RL-1, le secret réside dans vos données salariales.
Nous avons donc créé cette liste d’articles à vérifier dans votre compte Wagepoint afin de garantir une fin d’année harmonieuse et conforme pour votre petite entreprise ou vos clients comptables.
Bien que vous puissiez suivre ces étapes à tout moment avant le mois de janvier, nous vous conseillons d’entamer ce processus le plus tôt possible afin d’identifier les signaux d’alarme éventuels avec suffisamment de temps pour apporter des corrections, poser des questions et éviter les maux de tête de dernière minute.
1. Assurez-vous que vous avez finalisé au moins deux (2) paies dans Wagepoint au cours de l’année civile 2023.
C’est le nombre magique nécessaire pour soumettre vos documents de fin d’année (T4, T4A et RL-1) à l’aide de Wagepoint. Si vous n’êtes pas sûr d’avoir effectué deux paies, jetez un coup d’œil à vos rapports pour confirmer que vous êtes admissible. Sinon, ne vous inquiétez pas! Si vous révisez cette liste tôt, vous devrez avoir assez de temps pour traiter des paies supplémentaires pour cette année civile.
2. Choisissez votre propre aventure (c’est-à-dire, basculez les paramètres).
Celui-ci est la clé! Si nous pouvions utiliser les caractères gras et soulignés d’une taille de 72 caractères puis l’imprimer sur un dirigeable dans le ciel, nous le ferions. C’est l’une des choses les plus importantes que nous vous encourageons à faire.
Veuillez confirmer que vous avez correctement défini votre statut « Envoi automatique des formulaires fiscaux » dans Réglages > Paramètres du compte pour indiquer comment vous souhaitez que vos formulaires de fin d’année soient traités.
- L’option est par défaut paramétrée a « Oui » sauf si vous avez changé ce paramètre dans le passé. Sélectionnez « Oui » si vous souhaitez que Wagepoint transmette automatiquement vos formulaires de fin d’année à l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à Revenu Québec (RQ) en votre nom.
- Veuillez noter : si vous avez basculé l’option « Oui » et que vous ne soumettez pas vos formulaires avant le 19 février 2024, Wagepoint les soumettra automatiquement.
- Veuillez noter : la cheville semblera grise dans le système jusqu’au point où vous traitez les 2 (deux) paies exigées avec une date de paie pendant l’année courante.
- Sélectionnez « Non » si vous souhaitez soumettre vos propres formulaires fiscaux au gouvernement et à vos employés.
- Veuillez noter que vous ne pourrez pas modifier le paramètre de soumission automatique des formulaires fiscaux dans votre compte pendant la période de soumission : Du 19 février 2024 à 24h HE jusqu’au 1er mars 2024 à 24h HE.
3. Révisez vos rapports.
Si la détection préventive des erreurs de fin d’année semble intimidante, nous avons un rapport pour cela. Exécutez ces rapports dès maintenant pour obtenir une vue d’ensemble de vos données de fin d’année.
- Utilisez le rapport cumulatif (Rapports > Plus > Rapport cumulatif) pour obtenir un aperçu rapide des formulaires de fin d’année d’employés individuels. Il faut consulter chaque formulaire séparément.
- Utilisez le rapport Registre de paie pour obtenir les données de fin d’année de tous vos employés jusqu’au dernier traitement de paie.
- Utilisez le rapport T4/T4A/RL-1 (data export) pour visualiser, en forme de feuille de calcul (CSV), toutes les informations de fin d’année de vos employés et sous-traitants, telles qu’elles apparaîtront sur leurs T4, T4A et RL-1. Considérez-le comme une vérification rapide de votre bilan, qui vous montrera toutes vos données en un seul coup d’œil et vous permettra d’identifier et de corriger toute erreur avant de soumettre la déclaration finale. Pour le créer, choisissez l’onglet Rapports > Plus > Rapports et faites défiler jusqu’à « T4/T4A/RL1 data export (2023) ». Les trois fichiers (le cas échéant) pourront être téléchargés en même temps. Tant que nous faisons des blagues au sujet des feuilles de calcul, nous aimons vraiment cette option pour simplifier les tâches de fin d’année!)
👉 Veuillez noter : Les sommaires RL-1 doivent être reçus au bureau de Revenu Québec au plus tard le 29 février 2024. Veuillez les poster ou les envoyer par courrier suffisamment tôt pour qu’ils soient livrés à temps.
- Comparez le rapport des remises (Rapports > Plus > Rapport des remises) dans Wagepoint au relevé de compte envoyé par l’ARC ou Revenu Québec.
- Veuillez également prendre le temps ce mois-ci de confirmer les numéros de compte de retenues sur la paie et les calendriers de remises mensuelles.
4. Vérifiez les détails de l’employé.
Une petite erreur d’information d’un employé peut créer des maux de tête lors de la soumission de vos formulaires de fin d’année, surtout si cela se produit pour plusieurs employés à la fois. Pour que votre fin d’année soit un succès, c’est le moment idéal pour vérifier les détails de tous les employés actifs et licenciés. Vérifiez les données telles que prénom, nom, NAS, adresse et paramètres fiscaux.
- Si vous avez besoin d’un formulaire T4 ou d’un formulaire RL-1 pour un employé qui n’a pas encore été ajouté à votre compte de paie, veuillez vous assurer d’entrer ses données dans l’application avant d’exécuter votre dernière paie pour 2023. En savoir plus.
- Si vous avez besoin d’un formulaire T4A pour un sous-traitant qui n’a pas encore été ajouté à votre compte de paie, veuillez vous assurer d’entrer ses données dans l’application avant d’exécuter votre dernière paie pour 2023. En savoir plus.
Note spéciale pour les sous-traitants du Québec
Wagepoint n’est pas capable de produire des formulaires T4A ou des formulaires RL-1 pour les sous-traitants du Québec sans numéro RQ. En tant qu’employeur, vous devrez produire et soumettre ces documents de fin d’année autrement que par Wagepoint.
👉 Remarque : C’est le moment idéal pour vous assurer que tous vos employés peuvent accéder à leur portail d’employés Wagepoint, où leurs formulaires T4, T4A ou RL-1 seront affichés en 2024. Demandez à votre équipe de vérifier si elle est en mesure de se connecter. Sinon, vous pouvez facilement visualiser l’identifiant d’utilisateur de chaque employé ou sous-traitant et configurer un mot de passe temporaire pour son compte. En savoir plus.
5. Considérez en avance les primes.
De nombreux employeurs attendent la dernière semaine de l’année pour verser les primes, afin de coïncider avec les vacances, les primes de fin d’année et encore plus. Mais cela peut s’avérer risqué si vous voulez que la paie de la prime soit comptabilisée dans les formulaires T4, T4A ou RL-1 2022 de l’employé. En effet, la date de paiement pourrait tomber en 2024 si la paie est traitée tardivement en 2023 (notamment en raison de la fermeture des banques les jours fériés, ce qui pourrait avoir un impact sur les délais de traitement).
Afin de garantir que les documents de fin d’année reflètent les montants de vos primes, veuillez traiter toutes les paies de primes :
- Dépôt direct : Au plus tard le 22 décembre 2023 (avant 12h HE) pour qu’elles soient payées avant le 1er janvier 2024.
- Chèque ou virement électronique : Au plus tard le 29 décembre 2023 pour qu’elles soient payées avant le 29 décembre 2023.
Astuce bonus pour les partenaires comptables.
Le moi de novembre est un bon moment pour commencer à penser à comment vous soutiendrez vos clients cette fin d’année. Considérez designer une spécialiste de la paie (ou deux!) de votre équipe qui peuvent aider vos clients durant le processus de fin d’année et qui peuvent aborder leurs situations spécifiques. Bien sur, Wagepoint sera également là pour vous aider.
6. NOUVEAU! Préparez-vous à remplir la case 45 (Prestations dentaires offertes par l’employeur) sur chacun des formulaires T4 cette année.
Commençant au cours d’année civile 2023, il faut indiquer si chaque employée ou quelqu’un dans leurs familles ont qualifié pour les prestations dentaires offertes par l’employeur pour avoir accès, le 31 décembre, à une assurance de soins dentaires ou à la couverture de tous services dentaires que vous avez offerts.
Pour vous préparer à l’avance, veuillez consulter la section « Case 45 » de cette ressource gouvernementale et assurez-vous de savoir à l’avance quel code s’applique à quel employé.
Nous sommes là pour vous aider.
Contactez l’assistance clientèle de Wagepoint en soumettant une demande d’assistance directement dans l’application ou en nous envoyant un courriel à support@wagepoint.com.
